b_n_e (b_n_e) wrote,
b_n_e
b_n_e

Как обезвредить совещания?!

Как избавиться от бесполезных совещаний и победить это зло. Советы экспертов
Коринн Пертилл
BBC Worklife
2 ноября 2019

"О, хотя бы еще одно заседание относительно искоренения всех заседаний!" - написал когда-то в стихотворении "Прозаседавшиеся" Владимир Маяковский. Корреспондент BBC Worklife побывала как раз на таком заседании.

Эксперты из разных областей жизни собрались, чтобы придумать, как искоренить лишние совещания. Или хотя бы сделать их более эффективными.

Что же у них получилось?

Согласно научным исследованиям, совещания - это самое худшее, что можно придумать.

В одних только США их проходит от 36 до 56 млн ежедневно, как утверждают в консалтинговой фирме Lucid Meetings ("Осознанные совещания").

Эти мероприятия разрывают рабочий день, отбирают время, мешают с головой погрузиться в работу и подрывают моральный дух коллектива.

В 2017 году в статье в Harvard Business Review трое исследователей из Гарвардского и Бостонского университетов рассказали о руководителе, которая тыкала себе в ногу карандашом, чтобы хоть как-то справиться с ужасом совещаний.

"Честное слово, я считаю, что большинство совещаний - это тотальное насилие над душой человека, - говорит Сью Филлипс, сооснователь американской консалтинговой компании Sacred Design Lab. - Люди на них сводятся к функции. На совещании совершенно неважно, кто ты как человек".

Филлипс была среди тех специалистов по проблемам человеческой деятельности, которые на прошлой неделе собрались в комнате для совещаний в Стэнфордском университете.

Среди приглашенных были также кардиохирурги, бывшие сотрудники спецслужб, тренеры НБА, неврологи и духовные наставники - все они собрались на мероприятие, которое организаторы назвали "Moonshot Summit" ("Саммит запускающих ракету к Луне").

Его целью было разобраться, как нам все-таки починить эти самые совещания. То, что они сломались, ни у кого нет сомнений.

Для большинства из нас деловые совещания никак не дотягивают до величия задачи запуска ракеты к Луне.

"Moonshot thinking" ("мышление запускающего ракету к Луне") - выражение, которое на жаргоне обитателей Кремниевой долины описывает дерзкую целеустремленность, свойственную пионерам космических программ.

Ну хорошо, такие проблемы, например, как изменения климата, без сомнения, заслуживают внимания лучших умов человечества. Но... скромные совещания?

Лучшие умы встретились в аудитории Стэнфордского университета, чтобы разобраться, как сделать совещания более эффективными… Место, конечно, замечательное, но, может быть, обменяться мнениями можно было и по электронной почте?
Неудачное совещание ведет к неудачам организации
Совещания - обыденная вещь в нашей жизни, именно поэтому они и заслуживают нашего внимания, объясняют организаторы мероприятия.

Даже самые благородные человеческие начинания полагаются на умение людей собраться вместе, чтобы обменяться информацией и принять решения.

Когда совещание проходит неудачно, последствия этого выходят за пределы комнаты, где собирались его участники.

"Обмен идеями и мнениями - это важнейший элемент в работе высокоэффективного коллектива или организации, и в то же время именно его мы просто разрушаем", - говорит Энди Уолш, соучредитель и партнер фирмы Liminal Collective, консультирующей по вопросам эффективности работы.

Большинство совещаний - это тотальное насилие над душой человека
Сью Филлипс, Sacred Design Lab

"Если вы общаетесь неэффективно, вы не получаете информации от других, вы не создаете внутренние связи, не разрушаете ненужные барьеры, - подчеркивает Уолш. - Неудачное совещание может стать источником последующих неудач вашей организации".

Тем не менее, хотя нам не всегда это очевидно, когда мы уныло сидим в комнате для совещаний, технология деловых собраний за последнее десятилетие шагнула далеко вперед.

Два бывших офицера спецназа военно-морских сил США коротко рассказали о том, как проходит ежедневное совещание в оперативной группе спецопераций, введенное генералом Стэнли Маккристалом, когда в 2003 году он возглавил Командование специальных операций ВС США, элитную контртеррористическую службу.

В этой 90-минутной видеоконференции участвуют 7500 человек, находящихся в 70 точках по всему земному шару - кто-то на подлодке в глубине океана, кто-то в горах.


Способы сделать деловое совещание эффективным уже имеются в нашем распоряжении
Тем временем в Управлении перспективных исследовательских проектов министерства обороны США (DARPA) ныне работают над проектом Artificial Social Intelligence for Successful Teams (ASIST, "Искусственный социальный интеллект для успешных коллективов"), инструментом, предназначенным как раз для того, чтобы помогать рабочим группам принимать решения на совещаниях.

В управлении говорят об ASIST как об "интеллектуальном компьютерном представителе", который сидит на совещаниях, наблюдает за поведением участников, прогнозирует их действия и вмешивается, когда процесс принятия решения уходит в сторону. Практически это электронный модератор.

DARPA известно своими исследованиями в военной сфере, но вот занялось и проблемой неудачных совещаний
Но пока у большинства организаций нет доступа к подобным технологиям, и, самое главное, они не обладают объединяющими их коллективы сильными чувствами безотлагательности и целеустремленности, которые создавали бы обстановку, подобную совещаниям у американского спецназа.

Самые современные инструменты не помогут, если половина участников совещания смотрит на него как на потерю времени. Да еще Пол из бухгалтерии, когда он работает из дома, опять забывает выключить микрофон, и мы слышим, как лает его собака...

Забудьте о запуске ракеты к Луне. Способы сделать деловое совещание эффективным уже имеются в нашем распоряжении, заявляют эксперты. Нам всего лишь нужно пользоваться ими.

Почему важно планирование
"Мы знаем, как улучшить совещания, но люди не хотят их улучшать", - говорит Джо Аллен, профессор организационной психологии Университета Юты и директор центра эффективности совещаний в Солт-Лейк-Сити.

Аллен обожает совещания. По его словам, в научной литературе существует более 200 исследований и книг о совещаниях. Аллен написал 47 из них.

Один из участников совещания проанализировал более 200 исследований и вывел 10 принципов, которые помогут сделать ваши совещания эффективными
В прошлом году Аллен с коллегами сделали аналитический обзор научной литературы и выделили 10 подтвержденных практикой основных принципов, применение которых усиливает удовлетворенность совещаниями и их эффективность.

На встрече в Стэнфордском университете он поделился ими. Вот некоторые из этих принципов.

Приглашайте только тех, кому нужно присутствовать. В совещании должны участвовать только те, чьи знания и опыт необходимы для принятия решения по обсуждаемой проблеме.
Отводите под совещание ровно столько времени, сколько заслуживает вопрос. Оно не должно быть часовым, если предмет можно обсудить за 25 минут.

Умело пользуйтесь повесткой дня. Подробная повестка дня, предварительно разосланная, поможет людям подготовиться. И она превращается в бесполезную, если ее не придерживаться. Не позволяйте дискуссии отклоняться от задачи.
Приходите пораньше - во всяком случае не опаздывайте. Задержки - пустая трата времени других людей. Кроме того, исследования показывают, что всего несколько минут разговора о том о сем перед началом совещания создают атмосферу комфорта и помогают людям расслабиться и более свободно выступать во время совещания.
Обязательно рассылайте короткий отчет, так называемый дебриф. Сразу после совещания организатор должен разослать участникам короткое содержание дискуссии, пункты, которые предстоит выполнить, и перечень сотрудников, которые будут ответственны за выполнение этих пунктов.
Дополнительные плюсы
Ну а теперь неудобный вопрос: а нельзя ли было провести совещание о совещаниях с помощью обмена имейлами?

Если говорить о чисто информационной стороне - да, возможно. Первая половина дня в Стэнфорде была наполнена всевозможными презентациями, а после полудня участники разбились на группы для коллективного обсуждения, мозгового штурма проблемы.

Во время групповых обсуждений участники перебрасывались творческими идеями, например:

предложить всем на совещании одеться в одинаковые комбинезоны, чтобы устранить внешние признаки иерархии
в начале совещания всем обменяться идеями и заставить коллег презентовать идеи друг друга
дать модератору доступ к тепловой карте, чтобы следить за тем, когда участники испытывают физическое напряжение или в восторге от прозвучавшей идеи (ничего себе!)
создать новый класс управленцев, чьей основной функцией будет проводить совещания - или отменить их вообще, и да воцарится хаос!

Но, в общем, пока не удалось выработать что-то более или менее связное для борьбы с пустыми совещаниями. Наверное, для этого нужно что-то большее, чем один-единственный восьмичасовой семинар, пусть и проведенный блестящими специалистами.

Эта еженедельная каторга по-прежнему будет жить в вашем календаре. И вы опять будете слушать, как лает пес Пола, опять работающего из дома.

Возможно, хорошо уже то, что семинар в Стэнфорде укрепил представление о совещаниях как о чем-то совершенно отличном от полетов в космос. "Мышление ученых-ракетчиков" тут не помогает.

Хорошее совещание - это то, в котором все хотят участвовать
Уолш говорит, что подготовка высокоэффективных сотрудников состоит на 70% из тренинга на основе научно подтвержденных данных (например, для атлета это хороший сон и правильное питание, а для участника совещания - приходить вовремя и не отклоняться от повестки дня), на 20% - из экспериментального тренинга и на 10% - из обсуждения самых бредовых идей.

Возможно, то же самое можно применить и к совещаниям, но, как подчеркивают Аллен и остальные, большинство управленцев по-прежнему не научились и тем первым 70%.

Но что бы мы потеряли, если бы совещания в Стэнфорде не состоялось, и все эти специалисты не встретились бы? Зачем вообще любая группа профессионалов встречается?

Что касается нашего семинара, то часть его участников привлек на него список приглашенных - им очень хотелось познакомиться с потенциальными партнерами. Другие хотели восстановить старые связи, встретить знакомых, которых давно не видели.

Для тех, кто зарабатывает на жизнь изучением проблем совещаний, это было ценной для их исследований возможностью узнать взгляды профессионалов. Ну и некоторые просто хотели на денек вырваться из офиса.

По всем этим пунктам семинар в Стэнфорде удался.

Существует множество причин, по которым люди встречаются, и эти причины часто не имеют ничего общего с пунктами повестки дня. Хорошее совещание - это то, в котором все хотят участвовать.

https://www.bbc.com/russian/vert-cap-50253265
Subscribe

  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 1 comment